Mode d'emploi du dispositif

« Provence en Scène »

Avec le dispositif « Provence en Scène », le Conseil Départemental entend créer une synergie entre les communes et les artistes de Provence dans un double objectif :

  • inciter et aider les communes de moins de 20 000 habitants à proposer une saison de spectacles en contractualisant avec elles,
  • favoriser la création et la diffusion des spectacles produits par les artistes du département.

Le dispositif « Provence en Scène » implique une étroite collaboration entre les responsables des communes, les artistes et les techniciens du Conseil Départemental chargés de la mise en œuvre de cette action.

Dans le but de mieux aider les communes à organiser une saison culturelle attractive, une sélection de spectacles totalement autonomes portant le label « Provence en Scène Plus » est proposée aux communes de moins de 56 000 habitants.

Enfin, le Département, afin d'assurer l’accès de chacun à une culture de qualité, souhaite favoriser les spectacles bénéficiant d'opérations d'accompagnement (animations, rencontres avec les artistes, ateliers, stages...) proposées par les structures artistiques en apportant son aide au même taux que pour les spectacles retenus.

Les bénéficiaires

L'aide du Conseil Départemental est apportée aux 105 communes du département de moins de 20 000 habitants :

  • soit directement aux municipalités, aux services municipaux,
  • ou à leurs opérateurs : 
    • organismes para-municipaux, 
    • associations culturelles locales ou toutes structures désignées par la commune dans le cadre de la convention de partenariat culturel, pour remplir les obligations « d'organisateur » sous réserve de l'accord préalable du Conseil Départemental des Bouches-du-Rhône. 

Les modalités de l'intervention départementale

L'aide du Conseil Départemental est apportée aux communes de moins de 20 000 habitants du département qui s'engagent, par convention, à programmer du 1er octobre au 30 septembre :  

  • l'aide du Conseil Départemental est apportée au même taux pour les opérations d'accompagnement que pour les spectacles, sous réserve que le spectacle qu'elles accompagnent soit programmé, à raison d'une seule opération d'accompagnement par représentation du spectacle.      

Les communes adhérant au dispositif « Provence en Scène » pourront acheter jusqu'à 10 spectacles maximum. La participation financière départementale ne pourra dépasser 17 000 € par saison (hors opérations d'accompagnement).

La convention de partenariat culturel :

  • définit pour chaque spectacle les modalités des participations et les engagements réciproques des différents partenaires.       

Le contrat de cession du droit d'exploitation d'un spectacle et le contrat de prestation (pour les opérations d'accompagnement) :

  • arrêtent toutes les dispositions utiles entre l'Organisateur (la commune ou son opérateur), le Département et le Producteur (l'artiste),
  • déterminent les obligations des trois parties signataires et les conditions matérielles d'accueil et de règlement des cachets.  

Ces documents sont fournis par le Conseil Départemental et doivent être exclusivement utilisés par « l'Organisateur » et le « Producteur ».

L'aide du Conseil Départemental représente

  1. Une aide artistique
    La sélection des spectacles proposés au catalogue est le fruit du travail du Comité d'Inscription qui s'engage sur la qualité professionnelle de ces spectacles.
  2. Une aide administrative et juridique
    Pour chaque spectacle conventionné, il a été vérifié que son producteur est en règle avec la législation juridique et sociale. La Direction de la Culture fera en sorte que tous les termes des contrats soient respectés par les parties signataires afin d'assurer le bon déroulement des manifestations. 
  3. Une aide financière
    La participation départementale est calculée sur la base de :  - 50 % du coût du spectacle pour les communes (de 6 000 à moins de 20 000 hab.),  - 60 % du coût du spectacle pour les communes (de 3 000 à moins de 6 000 hab.),  - 70 % du coût du spectacle pour les communes (de moins de 3 000 hab.),   - 80 % du coût du spectacle pour les communes (de moins de 6 000 hab.) pour les spectacles labellisés « Provence en Scène Plus »,   Le solde ainsi que les frais annexes et les droits d'auteur restent à la charge de l'Organisateur, l'aide du Département est directement versée au Producteur.
  4. Une aide technique, artistique, administrative et juridique
    Pour les communes de moins de 6 000 habitants dans le cadre de  « Provence en Scène Plus ».  
  5. Une assistance permanente
    Que ce soit pour obtenir des renseignements complémentaires sur les plans techniques ou artistiques ou que ce soit pour obtenir une aide sur l'établissement des contrats, l'équipe « Provence en Scène » est à la disposition de l'ensemble des communes désireuses de s'inscrire dans la démarche de ce dispositif.
    Pour assurer une communication efficace sur les spectacles qui seront programmés, le Conseil Départemental fournira les logos  « Provence en Scène » ainsi qu'une bâche signalétique.

Les conditions de versement de la participation départementale

La participation départementale est versée directement au Producteur après réception, au moins quatre semaines avant le jour de la manifestation, du contrat passé entre l'Organisateur, le Département et le Producteur et après réception de l'attestation du « service fait » remis par l'Organisateur au Producteur le jour du spectacle et de la facture correspondante via Chorus Pro. Pour les opérations d'accompagnement la participation départementale sera versée dans les mêmes conditions.

Par ces documents, le Département entend veiller à ce que soient respectés les droits et les obligations de chacun pour faire vivre et assurer la réussite de « Provence en Scène ».

Les obligations de l'Organisateur

L'Organisateur s'engage :

1/ Pour le dispositif « Provence en Scène »

Au niveau technique 

  • à fournir un lieu remplissant les conditions techniques de sécurité ainsi que le ou les techniciens nécessaires au bon fonctionnement de la représentation.
  • à mentionner en toute occasion (interventions orales, invitations, affiches, plaquettes d'information, dossier de presse, etc...) le partenariat du Conseil Départemental et à apposer sur tout document de communication le logo « Provence en Scène » du Conseil Départemental sans quoi une reconduction de la convention entre l'Organisateur et « Provence en Scène » pourrait être compromise.   

Au niveau financier 

  • à régler le solde du coût du spectacle et de l'opération d'accompagnement (s'il y a lieu) selon le barème établi suivant le nombre d'habitants de la commune,  
    à prendre en charge :  les frais d'information, sauf les logos, fournis par le Conseil Départemental et les affiches fournies par le Producteur, les frais de salle (location éventuelle, EDF, chauffage, aménagement spécifique),   les frais de son personnel administratif et technique,   les droits d'auteur : SACEM, SACD, SGLD... calculés sur le coût global du spectacle (participation du Conseil Départemental comprise),  

et après négociation avec le Producteur : 

  • les frais de matériels,  les frais d'accueil, de défraiement, de repas, de transport...   

Il est fortement conseillé de signer un avenant contractuel entre l'Organisateur et le Producteur arrêtant les conditions de cette négociation avant la signature du contrat de cession.   

2/ Pour «Provence en Scène Plus»  

Au niveau technique

  • les spectacles étant totalement autonomes à donner : tous les renseignements demandés par le Producteur (y compris visite de la salle) sur le lieu du spectacle.   

Au niveau financier 

  • à régler : les droits d'auteur : SACEM, SACD, SGLD... calculés sur le coût global du spectacle (participation du Conseil Départemental comprise)

Les modalités administratives

Pour une meilleure gestion de la saison :

  • Renvoyer la Convention de Partenariat Culturel dûment signée, paraphée et complétée par le Maire ou son représentant et/ou son Opérateur au moins un mois avant la date du premier spectacle, accompagnée de la délibération municipale autorisant le Maire ou son représentant à signer le convention.   L'envoi par la commune de cette convention constitue la garantie de réussite de la saison.  
  • Renvoyer le contrat de cession de droit d'exploitation d'un spectacle et le contrat de prestation (s'il y a lieu), dûment signé(s), paraphé(s), complété(s) par « l'Organisateur » et « le Producteur », dès la signature dudit document au moins quatre semaines avant la date de la représentation, un exemplaire signé par le Département sera retourné aux deux parties.
  • Remettre l'attestation du « service fait » aux artistes (le jour même du spectacle). Le versement de la participation départementale n'interviendra qu'après réception par « Provence en Scène » :  de la convention de partenariat culturel (2 exemplaires), du contrat de cession du droit d'un spectacle (3 exemplaires) • du contrat de prestation, s'il y a lieu (3 exemplaires), de l'attestation de service fait (1 exemplaires)  et de la facture (via Chorus pro)  

  
Tous les documents doivent être adressés à : 

Conseil Départemental des Bouches-du-Rhône

Direction de la Culture  / Dispositif « Provence en Scène »

Hôtel du Département – 52 Av. de Saint Just

13256 MARSEILLE Cedex 20

 Tél. : 04 13 31 60 85

E-mail : provenceenscene@departement13.fr

N.B. Ne pas utiliser d'autres documents que ceux fournis par le Conseil Départemental sur le site.